Quel que soit ton projet, tu vas avoir besoin d’outils d’organisation pour le mener à bien. Le rétroplanning est un must have à mon avis. Il te permettra d’être efficace sans trop porter de charge mentale ou dépenser d’énergie et de paniquer au moindre accrochage dans la réalisation de ton projet.
Le rétroplanning : qu’est-ce que c’est et pourquoi l’utiliser ?
Définition du rétroplanning
Pour un projet quel qu’il soit, il te faudra un plan d’action. Commence par lister toutes tes tâches de manière exhaustive et à les inscrire doucement dans une temporalité. Si tu as une équipe avec toi pour ton projet, c’est aussi le moment de répartir la charge de travail.
C’est pour suivre l’avancée de cet ensemble de tâches et avoir une vue d’ensemble du projet que le rétroplanning va t’être utile. C’est donc une sorte de calendrier des tâches à accomplir créé en amont du projet. Tu y inscriras tout ce que tu as à faire et tu te retrouveras avec une espèce de croisement entre la to-do list et l’agenda.
Avantages du rétroplanning
Le rétroplanning te permet dans un premier temps d’organiser tes idées : ne rien oublier et répartir les tâches le cas échéant. Tu t’assureras ainsi une meilleure gestion du temps en définissant tes deadlines et en respectant les délais que tu te seras imposés. Enfin, tu pourras avoir une vision globale de l’avancement de ton projet, quelle que soit la temporalité de celui-ci.
C’est un gros gain en termes d’énergie et de charge mentale, pour toi comme pour ton équipe si tu en as une.
Pour quels projets utiliser un rétroplanning ?
Cette organisation fonctionne pour tous les projets ! L’exemple que je vais donner ci-après est celui de l’écriture d’un article, mais j’ai aussi utilisé ce système il y a plusieurs années pour l’organisation d’un événement sur lequel j’ai travaillé pendant un an. Je peux donc t’assurer que quelles que soient tes envies, leur réalisation sera facilitée par l’utilisation du rétroplanning ! Tu peux par exemple le tester pour la création d’une vidéo de présentation de ton projet.
Les outils pour concevoir un rétroplanning
Tu peux utiliser de nombreux systèmes différents pour créer ton rétroplanning. Ça peut se faire à l’ancienne à la main dans un bullet journal par exemple, si c’est ce qui fonctionne le mieux pour toi.
Cependant, je vais te proposer ici d’utiliser le diagramme de Gantt ou bien n’importe quel tableur type Excel. Encore une fois, c’est à toi de t’approprier l’outil pour qu’il corresponde le mieux à ta manière de travailler ainsi qu’à tes besoins !
La base du rétroplanning : le diagramme de Gantt
Le format que je trouve le plus pratique est le diagramme de Gantt. Il existe de nombreux logiciels et sites web pour l’utiliser, dans mon cas j’ai téléchargé GanttProject qui est un logiciel gratuit et facile à prendre en main.
Voici à quoi cela ressemble avec pour exemple de projet l’écriture et la publication d’un article sur le blog :
L’outil très pratique permet de ranger les « sous-tâches » dans de plus grands « thèmes ». Cela me permet par exemple de vérifier quand j’aurai terminé la première étape, celle de l’écriture.
Les tâches « barrées » sont celles que j’ai indiquées comme étant terminées à un certain pourcentage. Il est bien entendu possible de modifier le code couleur, par exemple pour une deadline bien précise. Voici ce qu’il est possible de paramétrer pour chaque tâche :
Les tableurs pour créer un rétroplanning
Il est également possible de créer son diagramme de Gantt directement dans un tableur, comme ci-dessous :
Les dates et niveaux d’avancement ne seront pas automatiquement programmés, mais cela peut être une bonne alternative si tu préfères utiliser un outil que tu maîtrises déjà. C’est aussi plus facilement partageable avec une équipe au besoin.
Tu peux retrouver un exemple complet de tableur à modifier sur le site web de la FAGE, tout en bas de cette page.
J’espère que cet article t’aurai aidé·e à comprendre l’intérêt du rétroplanning et à t’organiser dans tes projets à venir. N’hésite pas à les partager en commentaires !