De même que pour les rétroplannings, il est intéressant de créer pour chaque projet un budget prévisionnel exhaustif. C’est une manière efficace d’avoir une vue d’ensemble précise sur les dépenses et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de ton projet, tout en t’épargnant des moments de panique ou de doute.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est un outil qui te permettra de savoir combien ton projet va coûter ainsi que comment tu vas le financer.
Ça t’évitera des maux de têtes et des inquiétudes en plein milieu du process et te garantira sérénité e̵t̵ r̵e̵t̵o̵u̵r̵ d̵e̵ l̵’êt̵r̵e̵ a̵i̵m̵é.
En plus de la simple question organisationnelle, c’est un gage de sérieux et de rigueur auprès de potentiels partenaires (financiers ou non) qui te permettra de décrocher plus aisément des collaborations.
Que mettre dans un budget prévisionnel ?
Tout ! Ton budget prévisionnel doit contenir l’ensemble des dépenses (précisément, pas d’estimation, il faut faire éditer des devis) comme de tes recettes.
Dans le cadre d’un projet associatif (loi 1901), veille à ce que ton budget prévisionnel soit bien à l’équilibre pour arriver à un bénéfice de zéro (et pas de déficit).
Voici quelques points auxquels bien penser :
- Indiquer chaque dépense au centime près (grâce aux devis)
- Afficher l’ensemble des financements prévus, même s’ils ne sont pas encore validés par les partenaires. La plupart des commissions apprécient grandement la présentation d’un tel document lors des dépôts de dossiers et des présentations de projets. Il est possible aussi de mettre en évidence les partenariats déjà obtenus, ceux en cours de négociations et ceux qui auraient été refusés.
- Faire apparaître les ressources dont tu disposes déjà également (autofinancements, dons, investissements de fonds propres…)
- Prévoir une marge de dépenses imprévues (au moins 8% de ton projet, ça peut monter jusqu’à 15%)
- Valoriser l’ensemble des partenariats et investissements en nature (j’en reparle dans les exemples ci-dessous)
Exemples de budgets prévisionnels
Ok, cela te paraît peut-être un peu obscur sur le format, voici donc des exemples de budgets prévisionnels que j’ai réalisés pour différents projets (avec donc des objectifs et structures très variés).
Pour un podcast
Ce premier exemple est un budget prévisionnel pour le lancement d’une série de podcasts. Pour le coup, je n’y ai pas fait apparaître les recettes car j’ai entièrement autofinancé ce projet.
Il a la particularité d’avoir une partie des dépenses indispensables au lancement et l’autre partie utile mais pas impérative. Comme tu vas le voir, j’ai fait apparaître les différents budgets (indispensable et non-indispensable) afin de pouvoir me faire une idée de la fourchette dans laquelle le projet se trouvait.
J’ai valorisé le travail bénévole d’une prestataire à hauteur d’un mois de SMIC — je reviendrai sur la question de la valorisation plus bas.
Je n’ai pas utilisé de logiciel particulier pour sa création, un simple tableur type Excel fonctionne tout à fait dans ces cas-là.
Exemple de budget prévisionnel pour le lancement d’une série de podcasts
Pour un événement
C’est le même principe à suivre y compris pour un budget beaucoup plus complexe, comme celui d’un événement aux nombreux partenaires et intervenant·es.
Un budget prévisionnel pour un événement associatif
Modèle de budget prévisionnel pour un événement associatif
Comme tu peux le voir, chaque montant a été soigneusement étudié, au centime près, à partir de devis réalisés au préalable.
J’ai caché les noms des financeurs mais n’importe quelle commission ou fondation d’attribution de subventions pourrait y figurer. Le fait d’avoir été exhaustive dans mes dépenses me permet d’indiquer un budget extrêmement précis pour les demandes de subventions auprès de chaque partenaire. Ces derniers sont nombreux et variés (c’est souvent très apprécié).
Il s’agissait d’un projet associatif (loi 1901) donc comme tu peux le voir, les dépenses et les recettes sont à l’équilibre et on arrive à un total de 0€ de bénéfice ou de déficit.
L’intérêt de la valorisation dans un budget prévisionnel
Collé à mon budget prévisionnel pour cet événement, j’ai rajouté un tableau de valorisation. Il s’agit d’estimer combien auraient coûté des prestations en nature.
Par exemple, pour monter cet événement j’ai travaillé bénévolement pendant plus de 6 mois. Dans ma valorisation, j’ai estimé combien aurait coûté ce travail s’il avait été rémunéré. J’ai choisi de prendre pour base l’équivalent d’un SMIC sur 6 mois à temps plein.
Autre exemple : des salles m’ont été prêtées pour réaliser les différentes interventions. Même si je les ai eues gratuitement, j’ai estimé que si j’avais dû louer des salles, j’en aurais eu pour 500€.
Enfin, j’ai obtenu à l’époque pour cet événement le label du Ministère des Familles, de l’Enfance et des Droits des femmes, « Sexisme pas mon genre ». Cela a permis à l’événement de rayonner beaucoup plus, lui a offert une légitimité et des espaces de communication notamment sur le site web dédié. J’ai estimé la valeur de ce label à 500€ également.
Exemple de valorisation dans un budget prévisionnel
J’ai ensuite calculé le total des valorisations, soit le total de ce qu’auraient coûté tous les dons, prêts, interventions bénévoles, etc. Puis, j’ai ajouté ce total au budget prévisionnel vu ci-avant.
L’intérêt, c’est non seulement de valoriser littéralement des ressources en nature, mais également d’indiquer aux potentiels partenaires financiers la véritable valeur de ton projet. Ici, j’ai par exemple pu dire à des financeurs : « Vous payerez 1 460,80€ pour participer à ce projet qui en vaut en réalité 33 726,82€ ». C’est tout bénéf’ pour eux et ça fait preuve une fois encore de ton sérieux et de ta volonté de trouver des solutions par toi-même.
Modèle de budget prévisionnel
Pour te lancer, je ne te jette pas dans le vide : la FAGE propose sur son site Internet le téléchargement d’un budget prévisionnel type. Pour le découvrir et l’utiliser, il te suffit de cliquer ici. Ce sera une bonne base pour commencer !
Pour toute autre question ou précision, l’espace commentaires est grand ouvert !